Tugas Pokok dan Fungsi Pejabat Fungsional dan Struktural Pengadilan
Ketua
Mengkoordinir manajemen Peradilan .
Mengkoordinir persidangan dan Pelaksanaan putusan.
Mengkoordinir Administrasi Umum .
Mengkoordinir Kinerja Pelayanan Publik.
Menunjuk/menetapkan majelis Hakim dalam perkara pidana dan perdata.
Menetapkan penyitaan dalam perkara perdata dan Eksekusi.
Mengadakan pengawasan dan pelaksanaan tugas dan tingkah laku Hakim, Panitera, Sekretaris, Pejabat Struktural dan Fungsional, serta perangkat Administrasi peradilan di daerah hukumnya.
Menjaga agar penyelenggaraan peradilan terselenggara dengan wajar dan seksama.
Wakil Ketua
Mengkoordinir pengawasan internal.
Menunjuk hakim dalam perkara tindak pidana ringan, perkara pelanggaran lalulintas jalan raya, menyetujui/menetapkan izin penyitaan dan penggeledahan dari pihak Kepolisian.
Menetapkan perpanjangan penahanan.
Menunjuk/menetapkan hakim perkara perdata permohonan.
Mengkoordinir dalam kegiatan kebersihan lingkungan kantor, halaman, taman serta olah raga dan keamanan.
Membantu/mewakili Ketua Pengadilan dalam pelaksanaan tugas Ketua Pengadilan.
Majelis Hakim
Perkara Perdata
Menerima berkas perkara dari kepaniteraan perdata untuk dipelajari dan bermusyawarah dengan Majelis untuk menetapkan hari sidang.
Terlebih dahulu mengupayakan perdamaian di antara para pihak yang berperkara melalui mediasi.
Melakukan pemeriksaan perkara di persidangan sesuai ketentuan hukum acara yang berlaku.
Menetapkan perlu tidaknya meletakkan sita jaminan, memeriksa saksi ahli atau pemeriksaan setempat.
Bertanggung jawab atas pembuatan dan kebenaran berita acara persidangan dan menandatanganinya sebelum sidang berikutnya.
Mengemukakan pendapat dalam musyawarah sebelum putusan.
Menyiapkan dan memaraf naskah putusan lengkap sebelum diucapkan di persidangan.
Memantau pelaksanaan administrasi perkara pasca putusan seperti minutasi, pengiriman berkas dalam hal perkara banding/kasasi.
Mempelajari dan mendiskusikan secara berkala keputusan hukum yang sedang berkembang, seperti hasil Rakernas/Rakerda maupun buku-buku yang diterima dari Mahkamah Agung RI.
Perkara Pidana
Menerima berkas perkara dari kepaniteraan untuk dipelajari dan memusyawarahkan dengan Majelis guna menetapkan hari sidang.
Dalam hal terdakwa ditahan menetapkan perlu tidaknya mengeluarkan penetapan penahanan lanjutan, menangguhkan penahanan atau merubah jenis penahanannya.
Melaksanakan pemeriksaan perkara di persidangan sesuai dengan ketentuan hukum acara yang berlaku.
Bertanggung jawab atas pembuatan dan kebenaran berita acara persidangan dan menandatanganinya sebelum sidang berikutnya.
Mengemukakan pendapat dalam musyawarah sebelum putusan.
Menyiapkan dan memaraf naskah putusan lengkap sebelum diucapkan.
Menandatangani putusan yang telah diucapkan di persidangan.
Memantau pelaksanaan administrasi perkara pasca putusan seperti minutasi, pengiriman berkas dalam hal perkara banding/kasasi.
Dalam hal terdakwanya anak-anak (peradilan Anak) menghubungi BISPA dan orang tua terdakwa agar menghadiri persidangan.
Secara berkala ikut serta dalam forum pertemuan antar penegak hukum (Diljapol).
Mempelajari dan mendiskusikan secara berkala kepustakaan hukum yang sedang berkembang, seperti hasil Rakernas/Rakerda maupun buku-buku yang diterima dari Mahkamah Agung RI.
KEPANITERAAN
Panitera
Panitera bertugas menyelenggarakan administrasi perkara, dan mengatur tugas para Panitera Muda, Panitera Pengganti, serta seluruh pelaksana di bagian teknis Pengadilan Negeri Tanah Grogot .
Panitera, Panitera Muda dan Panitera Pengganti bertugas membantu Hakim dengan mengikuti dan mencatat jalannya persidangan.
Panitera membuat daftar perkara-perkara perdata dan pidana yang diterima di Kepaniteraan.
Panitera membuat salinan putusan menurut ketentuan undang-undang yang berlaku.
Panitera bertanggung jawab atas pengurusan berkas perkara, putusan, dokumen, akta, buku daftar, biaya perkara, uang titipan pihak ketiga, surat-surat berharga, barang bukti dan surat-surat lainnya yang disimpan di kepaniteraan.
Panitera Muda Perdata
Membantu hakim dengan mengikuti dan mencatat jalannya persidangan.
Melaksanakan administrasi perkara, mempersiapkan persidangan perkara, menyimpan berkas perkara yang masih berjalan dan urusan lain yang berhubungan dengan masalah perkara perdata.
Memberi nomor register pada setiap perkara yang diterima di Kepaniteraan.
Mengkoordinasikan pembagian tugas habis pada meja I, meja II, dan meja III.
Mencatat setiap pekara yang diterima ke dalam buku daftar disertai dengan catatan singkat tentang isinya.
Menyerahkan salinan putusan kepada para pihak yang berperkara bila memintanya.
Menyiapkan berkas perkara yang dimohonkan banding, kasasi atau peninjauan kembali.
Menyerahkan arsip berkas perkara kepada Panitera Muda Hukum.
Panitera Muda Pidana
Membantu hakim dengan mengikuti dan mencatat jalannya persidangan.
Melaksanakan administrasi perkara, mempersiapkan persidangan perkara, menyimpan berkas perkara yang masih berjalan dan urusan lain yang berhubungan dengan masalah perkara pidana.
Mengkoordinasikan pembagian tugas habis pada meja I, dan meja II.
Memberi nomor register pada setiap perkara yang diterima di Kepaniteraan.
Memberi nomor register pada setiap perkara dengan acara singkat yang telah diputus hakim atau diundurkan hari persidangannya.
Mencatat setiap pekara yang diterima ke dalam buku daftar disertai dengan catatan singkat tentang isinya.
Menyerahkan salinan putusan kepada jaksa, terdakwa atau kuasanya serta lembaga pemasyarakatan apabila terdakwa ditahan.
Menyiapkan berkas perkara yang dimohonkan banding, kasasi atau peninjauan kembali.
Menyiapkan berkas permohonan grasi.
Menyerahkan arsip berkas perkara / Permohonan grasi kepada panitera muda hukum.
Panitera Muda Hukum
Membantu hakim dengan mengikuti dan mencatat jalannya persidangan.
Mengumpulkan, mengolah dan mengkaji data, menyajikan statistik perkara, menyusun laporan perkara, menyimpan arsip berkas perkara atau permohonan grasi dan tugas lain yang diberikan berdasarkan peraturan yang berlaku.
Panitera Pengganti
Membantu Hakim dengan mengikuti dan mencatat jalannya persidangan.
Membuat berita acara persidangan.
Membantu Hakim dalam :
Melaporkan kepada Panitera Muda bersangkutan berkenaan dengan penundaan hari sidang, perkara yang sudah putus berikut amar putusannya.
Membuat penetapan hari sidang;
Membuat penetapan terdakwa tetap ditahan, dikeluarkan dari tahanan atau dirubah jenis penahanannya;
Mengetik putusan.
Menyerahkan berkas perkara kepada Panitera Muda bersangkutan bila telah selesai diminutasikan.
Jurusita/Jurusita Pengganti
Melaksanakan semua perintah yang diberikan oleh Ketua Pengadilan, Ketua Sidang dan Panitera.
Melaksanakan pemanggilan atas perintah Ketua Pengadilan atau atas perintah Hakim.
Menyampaikan pengumuman-pengumuman, teguran-teguran, protes-protes dan pemberitahuan Putusan Pengadilan menurut cara-cara berdasarkan ketentuan Undang-Undang.
Melakukan penyitaan atas perintah Ketua Pengadilan dan dengan teliti melihat lokasi batas-batas tanah yang disita beserta surat-surat yang sah apabila menyita tanah.
Membuat berita acara penyitaan yang salinan resminya diserahkan kepada pihak-pihak yang berkepentingan, antara lain kepada BPN setempat bila terjadi penyitaan sebidang tanah.
SEKRETARIAT
Sekretaris
Sekretaris bertugas menyelenggarakan administrasi umum, mengatur tugas para Kepala Sub Bagian, Pejabat Administrasi Umum, serta seluruh pelaksana di bagian Kesekretariatan Pengadilan Negeri Tanah Grogot.
Sekretaris selaku Kuasa Pengguna Anggaran bertanggung jawab atas penggunaan anggaran.
Sekretaris selaku Kuasa Pengguna Barang bertanggung jawab atas keberadaan dan pemanfaatan barang milik negara ( BMN ).
Mengkoordinasikan pelaksanaan kegiatan yang berhubungan dengan Sub Bagian Perencanaan/Teknologi Informasi/,pelaporan, Kepegawaian/organisasi/tatalaksana dan Keuangan / umum dalam rangka memberikan pelayanan administratif dalam lingkungan Pengadilan Negeri Timur berdasarkan peraturan perundang-undangan.
Mengkoordinasikan penyusunan Rencana Kegiatan Anggaran Kementerian dan lembaga (RKAKL) sebagai bahan penyediaan dana kegiatan dan dana pembangunan.
Mengkoordinasikan pelaksanaan Laporan Sistem Akuntansi Instansi Berbasis Akrual (SAIBA) dan Sistem Informasi Manajemen dan Akuntansi Barang Milik Negara (SIMAK BMN).
Kepala Sub Bagian Perencanaan, Teknologi Informasi dan pelaporan
Menyusun rencana kegiatan sub bagian perencanaan berdasarkan hasil evaluasi kegiatan tahun lalu dan sumber data yang tersedia sebagai pedoman pelaksanaan kegiatan.
Memberikan petunjuk, arahan dan membagi tugas kepada bawahan sesuai dengan bidang tugasnya, secara lisan maupun tulisan guna meningkatkan kelancaran pelaksanaan tugas.
Melaksanakan koordinasi dengan sub-sub bagian fungsional maupun kesekretariatan secara langsung maupun tidak langsung untuk mendapatkan masukan, data dan informasi guna memperoleh hasil kerja yang optimal.
Menyiapkan konsep naskah bidang perencanaan, teknologi informasi dan pelaporan sesuai dengan ketentuan yang berlaku guna menunjang kelancaran pelaksanaan tugas
Menyiapkan rumusan program kegiatan berdasarkan hasil rangkuman rencana kegiatan bidang-bidang dalam rangka penyusunan anggaran pendapatan belanja di lingkungan Pengadilan Negeri Tanah Grogot.
Menghimpun, meneliti dan mengkoreksi bahan usulan program kegiatan dari masing-masing sub bidang sesuai ketentuan yang berlaku.
Menyusun laporan pelaksanaan tugas sub bagian perencanaan, IT dan pelaporan kepada sekretaris sebagai dasar pengambilan kebijakan lebih lanjut
Menginventarisasi permasalahan yang berhubungan dengan pelaksanaan tugas dan rencana kegiatan sub bagian perencanaan, IT dan pelaporan serta menyampaikan bahan tindak lanjut untuk penyelesaian masalahnya.
Membuat laporan Akuntabilitas Kinerja Pemerintah (LAKIP), Rencana Strategis (RENSTRA), Rencana Kinerja Tahunan(RKT) , Indikator Kerja Utama (IKU) dan Laporan Tahunan (LT).
Melaksanakan tugas kedinasan lain yang diberikan pimpinan atau sekretaris sesuai dengan tugas pokok dan fungsi sub bagian perencanaan, teknologi informasi dan pelaporan.
Kepala Sub Bagian Kepegawaian, Organisasi dan Tatalaksana
Membuat usul pemberian kartu pegawai bagi CAPEG yang telah diangkat Pegawai Negeri Sipil.
Menganalisis data kepegawaian untuk menyiapkan DUK bagi pegawai negeri.
Menyiapkan surat permintaan pengujian kesehatan bagi calon PNS kepada Dokter penguji kesehatan atau tim penguji kesehatan bagi calon pegawai yang akan diangkat menjadi pegawai negeri sipil.
Menyiapkan penyelenggaraan Sumpah PNS dan sumpah serta pelantikan jabatan.
Melaksanakan pengusulan kenaikan pangkat.
Melakukan pengusulan pengangkatan dalam jabatan struktural.
Melaksanakan pengusulan pemindahan pegawai.
Mengusulkan pemberhentian dan pensiun.
Menyusun DUK dan Bezetting pegawai dalam lingkungan pengadilan negeri.
Membuat daftar Nominatif pegawai yang akan naik pangkat, cuti, kenaikan gaji berkala, pensiun dan lain-lainnya yang berkaitan dengan kepegawaian.
Kepala Sub Bagian Umum dan Keuangan
Mengkoordinasikan pendistribusian, pengelolaan arus surat masuk dengan sistem kartu kredit untuk memperlancar penerimaan informasi.
Mengkoordinasikan pengiriman surat keluar untuk memperlancar penyampaian informasi.
Mengklasifikasikan arsip di lingkungan pengadilan negeri.
Menyelenggarakan urusan kearsipan dengan mengatur kegiatan penyediaan, pelayanan peminjaman, penyimpanan dan pemeliharaan arsip surat-surat dan kantor.
Menyelenggarakan pemeliharaan kendaraan dinas agar selalu dalam keadaan siap untuk digunakan.
Menyelenggarakan administrasi biaya pemeliharaan kendaraan dinas sebagai bahan pertanggung jawaban penggunaan kendaraan dinas.
Menyelenggarakan pemeliharaan alat perlengkapan kantor, gedung kantor, dan rumah dinas sesuai dengan rencana dan anggaran yang telah ditetapkan.
Menyelenggarakan pemeliharaan pemakaian telepon, listrik, air bersih dan kebersihan ruangan agar dapat digunakan sebagaimana mestinya.
Mengkoordinasikan pelaksanaan pengamanan di lingkungan pengadilan negeri.
Melaksanakan pengadaan perlengkapan kantor (ATK) untuk keperluan setiap bulan.
Meneliti berkas tagihan pemeliharaan alat perlengkapan kantor, gedung kantor, dan biaya langganan telepon, listrik dan air bersih untuk mendapatkan penyelesaian pembayaran.
Membuat daftar gaji/lembur dan rapel pegawai sebagai bahan untuk melakukan pembayaran gaji/lembur dan rapel.
Melakukan pembayaran gaji pegawai sesuai dengan daftar gaji.
Mempersiapkan dan menyelenggarakan pengurusan perjalanan dinas dalam rangka kelancaran tugas.
Mengkoordinasikan penyusunan daftar usulan kegiatan sebagai bahan penyediaan dana kegiatan (LKKAR).
Melakukan pencairan berdasarkan SPM yang diterima.
Melakukan pembayaran atas tagihan beban anggaran belanja
Melaksanakan pemotongan pajak pada setiap pengeluaran sesuai dengan ketentuan yang berlaku.
Memeriksa dan meneliti surat pertanggung jawaban penggunaan anggaran rutin sesuai dengan bukti-bukti pengeluarannya.
Menyelenggarakan pembukuan atas SPJ ke dalam buku kas umum atau buku-buku pembantu lainnya untuk dilakukan perhitungan dan verifikasi dengan mengetahui perkembangan realisasi anggaran yang telah disediakan.